Legalisation von Urkunden – was ist das?

Um eine Urkunde in einem anderen Land verwenden zu können, muss man sie legalisieren lassen. Zu diesem Zweck müssen die zuständigen Stellen das Dokument unterzeichnen. Die meisten Länder haben diesbezüglich Vereinbarungen mit anderen Ländern getroffen.

Legalisation – was ist das?

Um eine ausländische Urkunde – etwa einen Auszug aus dem Personenstandsregister, ein Gerichtsurteil oder ein Zeugnis – in den Niederlanden verwenden zu können, muss man sie legalisieren lassen. Durch die Legalisation wird der Nachweis erbracht, dass

  • die Urkunde von einer zuständigen und sachverständigen Stelle ausgestellt wurde
  • die Unterschrift und das Siegel oder der Stempel auf der Urkunde echt sind
  • die Urkunde die korrekte Form hat

Wie funktioniert es?

Welche Schritte Sie für die Legalisation unternehmen müssen, ist von Land zu Land verschieden. Ausschlaggebend sind die Vereinbarungen, die die Niederlande mit dem jeweiligen Land getroffen haben. Wählen Sie hier das Land aus, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.

Welche Schritte sind erforderlich?

Die Legalisation einer Urkunde umfasst mehrere Schritte in einer bestimmten Reihenfolge. »Herkunftsland« bezeichnet das Land, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.

Schritt 1

Eine damit beauftragte Behörde im Herkunftsland kontrolliert, ob die Urkunde von der/den richtigen Behörde(n) im Herkunftsland unterzeichnet wurde; meist handelt es sich dabei um das Außenministerium. Ist dies der Fall, wird die Urkunde mit einem Stempel oder Aufkleber versehen. Damit steht für die niederländischen Behörden fest, dass die Urkunde von der zuständigen Stelle im Herkunftsland ausgestellt wurde.

Schritt 2

Danach legalisieren die Niederlande die Urkunde. Dazu wird sie zunächst einer weiteren Kontrolle unterzogen und dann ebenfalls mit einem Stempel oder Aufkleber versehen. Meist erfolgt dies durch die niederländische Botschaft oder ein niederländisches (Honorar-)Konsulat im Herkunftsland.

Einige Länder haben miteinander vereinbart, dass nicht beide Schritte durchlaufen bzw. nicht alle Arten von Urkunden legalisiert zu werden brauchen. Ein Beispiel für eine solche Vereinbarung ist das Apostilleübereinkommen.

Legalisation nach dem Apostilleübereinkommen

Die Niederlande gehören zu den Vertragsstaaten des Apostilleübereinkommens. Zwischen diesen Staaten müssen Urkunden lediglich mit einem einheitlichen Stempel oder Aufkleber, einer sogenannten Apostille, legalisiert werden. Nachdem das Herkunftsland die Urkunde mit einer Apostille legalisiert hat, kann sie ohne weitere Legalisation in den anderen Ländern verwendet werden.

Die Vertragsstaaten des Apostilleübereinkommens sind in der Liste der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (HCCH) aufgeführt.

Legalisation ist nicht in jedem Fall erforderlich

Eine Legalisation Ihrer Urkunde ist nicht erforderlich, wenn sie zu den Urkundenarten zählt, für die das Herkunftsland und die Niederlande eine Befreiung von der Legalisationspflicht vereinbart haben. Bestimmte Urkunden können Sie also sofort in den Niederlanden verwenden.

Keine Legalisation möglich?

Aus den verschiedensten Gründen kann es vorkommen, dass eine Urkunde nicht legalisiert werden kann. Die Beurteilung und Kontrolle der Urkunde erfolgt dann in den Niederlanden, etwa durch das Amt für Einwanderung und Einbürgerung (IND) oder eine Gemeinde.